spinningmarathon

Wil jij een evenement organiseren om geld op te halen voor Klimmen tegen MS? Graag delen we een paar tips. Evenementen en acties zijn er in alle soorten en maten. Denk aan een fietstocht, wandeltocht, loterij, veiling, estafetteloop, dansfeest of een sponsorloop. Wat komt er allemaal bij kijken? Lees het hier….

Stap 1: Idee formuleren

Organiseer een brainstorm op welke wijze je geld wilt inzamelen middels het organiseren van een evenement. Dit kunnen verschillende evenementen zijn zoals een spinningmarathon, barbecue of bijvoorbeeld een muziek/dans evenement.

  • Bekijk de gewenste doelgroep;
  • Kies een voorlopige datum;
  • Zoek naar een mogelijke gepaste locatie voor het evenement. Bedenk op welke wijze de locatie er baat bij heeft dat het evenement hier wordt georganiseerd;
  • Zet alvast een voorlopig programma op, dus hoe zou dit er in grote lijnen uitzien?

Stap 2: Haalbaarheid onderzoeken

Als je jouw idee hebt uitgewerkt, ga je de haalbaarheid ervan onderzoeken.

Hierbij kijk je naar de praktische aspecten.

  • Is er wel behoefte aan dit evenement;
  • Zijn er geïnteresseerde sponsoren aanwezig die een ruimte, middelen of andere zaken “gratis” ter beschikking willen stellen? Ga met hen in gesprek en bespreek de voordelen voor deze gratis reclame en leg de mogelijke datum vast;
  • Welke mogelijke kosten zijn er te verwachten en wat zijn de mogelijke opbrengsten;
  • Op welke wijze kun je het sponsorbedrag bij elkaar halen? Bijvoorbeeld bij een spinningmarathon verhuur je een fiets per uur of vraag je entree;
  • Krijg je je vergunningen, technische zaken en locatie geregeld.

De antwoorden op deze vragen bepalen of je je plan gaat uitvoeren. Wordt het go of no-go?

Stap 3: Team organiseren

We gaan ervoor! Nu ga je bekijken welke taken er benodigd zijn om een geslaagd evenement te organiseren. Kijk of je dit alleen gaat doen of met een aantal teamleden gaat organiseren. Bepaal hierbij het volgende:

  • Ga je één of meerdere keren vergaderen;
  • Noteer in een verslag de genoemde afspraken en sla dit centraal op zodat ieder teamlid ze op elk gewenst moment kan ophalen;
  • Bespreek met elkaar de verdeling van afspraken op basis van competenties/kwaliteiten.

Stap 4: Event promoten + voorbereiden

Na het opzetten van een team kun je het event gaan promoten. Hiervoor dienen we wel al een aantal zaken te organiseren:

  • Maak gebruik van social media en/of andere middelen (poster/flyer) om het event te promoten;
  • Werk nu in detail de locatie, technische voorzieningen (is er bijvoorbeeld een geluidsinstallatie en/of een beeldscherm nodig?), medewerkers, EHBO en beveiliging uit.

Blijf in de voorbereidingsfase in contact met je leveranciers en sponsors.. Spreek af wanneer wat geregeld moet zijn en houd je daaraan.

Stap 5: Draaiboek maken

Maak gebruik van een draaiboek om ervoor te zorgen dat er niets vergeten wordt. Hierin leg je team afspraken duidelijk vast met daarbij wie, wat en wanneer. Enkele voorbeelden:

  • Wie hangt de posters op;
  • Wie en wanneer worden de sponsors op de hoogte gehouden;
  • Wie en wanneer kleedt de ruimte aan en zet welke spullen klaar;
  • Wie gaat er de benodigde materialen inkopen;
  • Wie bezet de garderobe, wie maakt foto’s etc;
  • Wie regelt een presentje voor de sponsor van de middelen/ ruimte;
  • Wie ondersteunt op locatie de deelnemers bij bijvoorbeeld het instellen van de fietsen;

Stap 6: Event uitvoeren

Zorg ervoor dat je/jullie op tijd aanwezig bent om nog de laatste zaken na te lopen. Loop nog even kort met je team het draaiboek door en vergeet de sponsor van de accommodatie als voorbeeld niet hierin mee te nemen. Probeer flexibel om te gaan met eventuele veranderingen. Bedenk dat een goede sfeer en een enthousiaste ontvangst een event kunnen maken of breken.

Stap 7: Afsluiten en evalueren

Denk aan een korte evaluatie waarin je de deelnemers en alle overige betrokkenen bedankt voor hun bijdrage/inzet. Evalueer met de locatie hoe het gegaan is en sluit samen met je team het succesvolle evenement af.

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*